انتخاب دستگاه کپی مناسب یکی از مهمترین تصمیمات برای هر شرکت یا مجموعه اداری است. بسیاری از مدیران هنگام خرید دستگاه کپی تنها به قیمت یا سرعت چاپ توجه میکنند، در حالی که عوامل مهمتری مانند حجم کاری، هزینههای نگهداری، کیفیت اسکن و خدمات پس از فروش میتوانند تأثیر بسیار بیشتری بر رضایت کاربران و هزینههای بلندمدت مجموعه داشته باشند.
اگر قصد خرید دستگاه کپی ریکو را دارید، بهتر است قبل از انتخاب مدل موردنظر، نیازهای واقعی کسبوکار خود را بررسی کنید. در این مقاله مهمترین نکات انتخاب دستگاه کپی Ricoh را بررسی میکنیم.
قبل از خرید دستگاه کپی ریکو به چه نکاتی توجه کنیم؟
1. حجم چاپ ماهانه
اولین و مهمترین عامل در انتخاب دستگاه کپی، حجم چاپ ماهانه است. اگر ماهانه تعداد کمی سند چاپ میکنید، نیازی به خرید دستگاههای پرسرعت و گرانقیمت نخواهید داشت.
در مقابل، شرکتهایی که روزانه صدها یا هزاران برگ چاپ و کپی انجام میدهند، باید از دستگاههایی استفاده کنند که برای حجم کاری بالا طراحی شدهاند.
انتخاب دستگاه نامتناسب با حجم کاری میتواند باعث افزایش استهلاک، خرابیهای مکرر و افزایش هزینههای تعمیرات شود.
2. تعداد کاربران دستگاه
تعداد افرادی که بهصورت همزمان از دستگاه استفاده میکنند نیز اهمیت زیادی دارد.
در یک دفتر کوچک با چند کارمند، تفاوت زیادی بین دستگاه 20 صفحه و 30 صفحه در دقیقه احساس نمیشود، اما در سازمانهایی که چندین نفر بهطور همزمان در حال چاپ، کپی و اسکن هستند، سرعت دستگاه اهمیت بسیار زیادی پیدا میکند.
در چنین شرایطی حتی اختلاف چند صفحه در دقیقه میتواند باعث صرفهجویی قابل توجهی در زمان شود.
3. فضای نصب دستگاه
قبل از خرید دستگاه کپی باید فضای در نظر گرفتهشده برای نصب آن را بررسی کنید.
برخی از مدلهای حرفهای دارای سینیهای متعدد، فینیشر و امکانات جانبی هستند و به فضای بیشتری نیاز دارند. بنابراین بهتر است قبل از خرید، ابعاد دستگاه و محل نصب آن مشخص شود.
4. سایز کاغذ مورد نیاز
برخی از دفاتر تنها از کاغذ A4 استفاده میکنند، اما بسیاری از شرکتهای مهندسی، معماری، عمرانی و آموزشی به چاپ روی کاغذ A3 نیز نیاز دارند.
اگر احتمال استفاده از کاغذ A3 در آینده وجود دارد، بهتر است از ابتدا دستگاهی انتخاب کنید که این قابلیت را داشته باشد.
چرا دستگاه کپی ریکو انتخاب مناسبی است؟
ریکو یکی از شناختهشدهترین برندهای تجهیزات اداری در جهان است که به دلیل کیفیت ساخت بالا، هزینه نگهداری مناسب و طول عمر زیاد شناخته میشود.
بسیاری از شرکتها و سازمانها از دستگاههای کپی ریکو استفاده میکنند زیرا این دستگاهها علاوه بر کیفیت چاپ مطلوب، امکانات مدیریتی و امنیتی مناسبی نیز در اختیار کاربران قرار میدهند.
از مهمترین مزایای دستگاههای کپی ریکو میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- کیفیت چاپ مناسب
- طول عمر بالا
- هزینه نگهداری اقتصادی
- دسترسی آسان به قطعات مصرفی
- قابلیت اسکن حرفهای
- امکان ارتقای دستگاه در آینده
- تنوع مدل برای کسبوکارهای مختلف
بهترین دستگاه کپی ریکو برای دفاتر کوچک
Ricoh MP 2014
اگر به دنبال یک دستگاه اقتصادی برای دفتر کار خود هستید، Ricoh MP 2014 یکی از محبوبترین گزینهها است.
این دستگاه قابلیت چاپ، کپی و اسکن را در یک مجموعه ارائه میدهد و از کاغذهای A5 تا A3 پشتیبانی میکند.
مزایای این مدل عبارتاند از:
- قیمت مناسب
- هزینه نگهداری پایین
- کاربری آسان
- پشتیبانی از سایز A3
- مناسب برای دفاتر کوچک و متوسط
این دستگاه برای شرکتهایی با حدود ۵ تا ۲۰ کاربر انتخاب مناسبی محسوب میشود.
بهترین دستگاه کپی ریکو برای حجم کاری متوسط
Ricoh M2701
برای مجموعههایی که حجم کاری بیشتری دارند، Ricoh M2701 میتواند انتخاب حرفهایتری باشد.
این دستگاه با سرعت ۲۷ صفحه در دقیقه کار میکند و مجهز به سیستم ADF است که امکان کپی و اسکن سریع اسناد چندبرگی را فراهم میکند.
از ویژگیهای مهم این مدل میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- سرعت بیشتر نسبت به مدلهای اقتصادی
- اسکن آسان اسناد چندبرگی
- قابلیت افزایش ظرفیت کاغذ
- مناسب برای دفاتر پرکار
اگر روزانه حجم متوسطی از چاپ و اسکن دارید، این مدل میتواند نیاز شما را به خوبی برطرف کند.
بهترین دستگاه کپی ریکو برای سازمانها و حجم کاری بالا
Ricoh MP 7503
زمانی که حجم چاپ بسیار بالا باشد، استفاده از دستگاههای معمولی پاسخگوی نیاز مجموعه نخواهد بود.
Ricoh MP 7503 یکی از دستگاههای حرفهای و پرقدرت ریکو است که برای سازمانها، ادارات بزرگ و مراکز خدمات چاپ طراحی شده است.
ویژگیهای این دستگاه عبارتاند از:
- سرعت چاپ تا ۷۵ صفحه در دقیقه
- اسکن دورو
- چاپ دورو
- ظرفیت بالای کاغذ
- مناسب برای کار مداوم و سنگین
این مدل برای شرکتهایی که روزانه حجم زیادی از اسناد را مدیریت میکنند، انتخابی مطمئن محسوب میشود.
اشتباهات رایج هنگام خرید دستگاه کپی
توجه فقط به قیمت دستگاه
بسیاری از خریداران ارزانترین دستگاه را انتخاب میکنند، اما پس از مدتی متوجه میشوند که هزینه اصلی مربوط به مواد مصرفی و سرویس دستگاه است.
هزینه تونر، درام، دولوپر و تعمیرات دورهای در بلندمدت اهمیت بیشتری نسبت به قیمت اولیه دستگاه دارند.
نادیده گرفتن کیفیت اسکن
امروزه بسیاری از شرکتها اسناد خود را بهصورت دیجیتال آرشیو میکنند. به همین دلیل کیفیت و سرعت اسکن دستگاه اهمیت زیادی پیدا کرده است.
بیتوجهی به خدمات پس از فروش
حتی بهترین دستگاههای کپی نیز به سرویس و پشتیبانی نیاز دارند. بنابراین هنگام خرید باید از دسترسی به قطعات، تعمیرکار متخصص و خدمات پس از فروش مطمئن شوید.
جمعبندی
انتخاب دستگاه کپی ریکو باید بر اساس نیاز واقعی مجموعه انجام شود. حجم چاپ ماهانه، تعداد کاربران، فضای نصب، سایز کاغذ، هزینه مواد مصرفی و خدمات پس از فروش از مهمترین معیارهای انتخاب هستند.
اگر دفتر کوچکی دارید، Ricoh MP 2014 میتواند گزینه مناسبی باشد. برای حجم کاری متوسط، Ricoh M2701 انتخابی کاربردی است و برای سازمانها و مراکز پرکار، Ricoh MP 7503 یکی از بهترین گزینههای موجود محسوب میشود.
پیشنهاد میشود قبل از خرید، با کارشناسان ریرا پرینت مشورت کنید تا با توجه به بودجه و نیاز مجموعه، مناسبترین دستگاه کپی ریکو را انتخاب نمایید